Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales ("Política") ha sido elaborada de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, que regulan la protección de datos personales en Colombia.

1. Identificación del Responsable

Razón social: Pro Inventario SaaS
Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia
Correo electrónico: datos@proinventario.com
Sitio web: https://proinventario.com

2. Definiciones

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Responsable: Pro Inventario SaaS, quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los mismos.
Encargado: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (ej: proveedores de nube).
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre el tratamiento de sus datos.

3. Principios del Tratamiento

El tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios:

Legalidad: el tratamiento se sujeta a la Ley 1581 de 2012.
Finalidad: el tratamiento responde a finalidades legítimas, informadas al titular.
Libertad: el tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo del titular.
Veracidad: los datos deben ser veraces, completos y actualizados.
Transparencia: el titular puede conocer la información sobre sus datos en cualquier momento.
Acceso y circulación restringida: los datos no se comparten con terceros salvo autorización del titular o mandato legal.
Seguridad: se aplican medidas técnicas y organizativas para proteger los datos.
Confidencialidad: las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva.

4. Datos Personales Recolectados

Pro Inventario recolecta y trata las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación: nombre, apellido, correo electrónico, número de documento.
Datos de contacto: teléfono, ciudad, dirección.
Datos del negocio: nombre comercial, NIT, tipo de actividad económica, régimen tributario.
Datos de uso del servicio: registros de acceso, transacciones y eventos de la plataforma.
Datos de pago: gestionados exclusivamente por el procesador de pagos (no almacenamos datos de tarjeta).

No recolectamos datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 (origen racial, ideología política, creencias religiosas, datos de salud, orientación sexual ni datos biométricos).

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales son tratados para:

Crear y administrar la cuenta del usuario en la plataforma.
Prestar los servicios contratados (POS, inventario, facturación electrónica).
Gestionar la relación comercial y el cobro de suscripciones.
Cumplir con obligaciones ante la DIAN y demás autoridades fiscales colombianas.
Enviar comunicaciones transaccionales (estados de cuenta, alertas de seguridad, etc.).
Enviar información comercial y promocional, cuando el titular haya otorgado su consentimiento.
Mejorar la plataforma mediante análisis estadístico anónimo y agregado.
Atender peticiones, quejas y recursos (PQR).
Cumplir requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

6. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer los datos personales que tenemos sobre ellos, incluyendo finalidades, usos y cessiones realizadas.
Actualizar y rectificar los datos que sean inexactos, incompletos o desactualizados.
Suprimir los datos cuando no sean necesarios para las finalidades autorizadas o cuando hayan vencido los plazos de conservación.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, en cualquier momento, siempre que no exista un impedimento legal.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, el titular o su representante debe enviar una solicitud escrita a datos@proinventario.com con:

Nombre completo y número de identificación.
Correo electrónico registrado en la plataforma.
Descripción clara y precisa de la solicitud.
Documentos que soporten la solicitud si aplica.

Atenderemos la solicitud en los siguientes plazos legales:

Consultas: 10 días hábiles, prorrogables 5 días más.
Reclamos (rectificación/supresión/revocación): 15 días hábiles, prorrogables 8 días más.

8. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos podrán ser transmitidos a encargados del tratamiento (proveedores de infraestructura, procesadores de pago, Alegra) con quienes se firman contratos de transmisión de datos que garantizan el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

No realizamos transferencias internacionales de datos sin las garantías contractuales exigidas por la normatividad colombiana vigente.

9. Vigencia de la Política y la Base de Datos

Esta Política rige a partir de su fecha de publicación. La base de datos se conservará mientras subsista la relación comercial con el titular y por los términos adicionales exigidos por la normatividad fiscal colombiana (mínimo 5 años para documentos contables y tributarios).

10. Modificaciones

Podemos modificar esta Política cuando sea necesario. Cualquier cambio sustancial será notificado a los titulares mediante correo electrónico y un aviso en la plataforma con al menos 10 días hábiles de anticipación.

11. Contacto y Canal de Atención

Área de Protección de Datos Personales
datos@proinventario.com
Barranquilla, Colombia

Para más información sobre tus derechos como titular puedes consultar el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co